Teilzeitkraft, Werkstudent Administration

Werkstudent / Teilzeitkraft Administration & Reisemanagement (m/w/d)

Arbeitsort: Berlin oder Düsseldorf (hybrid)

Arbeitsumfang: 10-20 Stunden pro Woche

Vergütung: 16,50 € pro Stunde

Start: ab sofort

Wir sind ein Defense-Tech-Startup mit Standorten in Berlin und Düsseldorf und entwickeln die nächste Generation von Verteidigungssystemen gegen Bedrohungen aus der Luft. Unser Team entwickelt Lösungen, die Hardware, Software und Sensortechnologien verbinden und auch unter komplexen realen Bedingungen zuverlässig funktionieren.

Als junges Unternehmen im Stealth Mode legen wir großen Wert auf Umsetzungsstärke, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und effiziente interne Prozesse.

Deine Rolle

Wir suchen ab sofort eine zuverlässige und gut organisierte Person, die unser Team als Werkstudent oder Teilzeitkraft im Bereich Administration und Reisemanagement unterstützt.

Deine Hauptaufgaben umfassen die Buchung von Geschäftsreisen, die Vorbereitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.

Die Position eignet sich für dich, wenn du sorgfältig und selbstständig arbeitest, gerne Ordnung und Struktur schaffst und eine flexible Tätigkeit in einem dynamischen Technologie-Startup suchst.

Deine Aufgaben

Reisemanagement

• Erstellung übersichtlicher Reisepläne und Pflege einer strukturierten Übersicht
• Bearbeitung von Buchungen, Umbuchungen und reisebezogenen Rückfragen

Reisekostenabrechnung

• Vorbereitung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Kontrolle der Abrechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
• Selbstständige Klärung fehlender Belege
• Strukturierte digitale Ablage aller reisekostenbezogenen Unterlagen
• Abstimmung mit der Buchhaltung

Allgemeine Administration

• Pflege digitaler Ablagesysteme und interner Übersichten
• Unterstützung des Teams bei regelmäßig anfallenden und kurzfristigen administrativen Aufgaben

Dein Profil

• Du bist an einer Hochschule eingeschrieben, oder hast eine kaufmännische Ausbildung, oder suchst eine Teilzeitbeschäftigung im Umfang von ca. 10 Stunden pro Woche (mögliche Steigerung)
• Du verfügst über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und arbeitest sehr sorgfältig
• Du bist zuverlässig, selbstständig
• Du gehst sicher mit Microsoft Office um
• Du sprichst und schreibst fließend Deutsch
• Deine Englischkenntnisse sind kommunikationssicher
• Du gehst verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen um

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erste Erfahrungen in der Büroorganisation oder einer vergleichbaren Tätigkeit
• Erfahrung mit Reisebuchungsplattformen, Abrechnungssystemen
• Grundkenntnisse im Umgang mit Rechnungen, Belegen und Reisekosten
• Erfahrung in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Was wir bieten

• Einen Stundenlohn von 16,50 €
• Einen Arbeitsumfang von ca. 10 Stunden pro Woche
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit regelmäßiger Präsenz in unserem Berliner oder Düsseldorfer Büro
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Team und der Unternehmensleitung
• Eigenständige Aufgaben und kurze Entscheidungswege
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem jungen Defense-Tech-Unternehmen
• Die Möglichkeit, die Position mit dem Wachstum des Unternehmens weiterzuentwickeln

Das zeichnet dich aus

Organisiert: Du schaffst gerne Struktur und behältst Dokumente, Buchungen im Blick.

Sorgfältig: Du arbeitest genau und erkennst, wenn Angaben oder Unterlagen fehlen.

Zuverlässig: Du erledigst vereinbarte Aufgaben gewissenhaft und fristgerecht.

Serviceorientiert: Du unterstützt deine Kolleginnen und Kollegen gerne und findest praktische Lösungen für administrative Anliegen.

Proaktiv: Du erkennst offene Aufgaben und kümmerst dich selbstständig um die nächsten Schritte.

Diskret: Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen und sensiblen Informationen um.