Business Operations Werkstudent:in

📍 Hybrid / On-Site 

⏳ 12-20 Stunden/Woche 

🚀 Start: ab sofort 

Über uns 

Crateflow baut KI-Software für Supply Chain und Business Planung. Wir helfen europäischen Herstellern, OEMs und Großhändlern, ihre Planungsprozesse zu automatisieren und bessere Entscheidungen zu treffen. 

Wir sind ein kleines, fokussiertes Team aus Worms mit Hintergrund in Supply Chain, AI und B2B-Software. Kein Konzern, kein Overhead, sondern kurze Wege, hohe Ansprüche und echte Wirkung bei jedem einzelnen Kunden. 

Wir sind ein junges VC-backed Startup mitten in einer entscheidenden Wachstumsphase. Nicht in Berlin, sondern im Herzen von Rheinhessen. Für alle, die Bock auf Startup haben, aber nicht in eine WG mit acht Leuten in Berlin ziehen wollen. 

Deine Rolle 

Du unterstützt uns hands-on in der operativen Steuerung und Aufbereitung von Fördermittel-/Finance- und Business Themen: Organisation, Dokumentation, Meilenstein-Tracking und Abrechnungsvorbereitung sowie Finanzplanung, Reporting und kaufmännische Prozesse. Du bereitest Zahlen und Unterlagen so auf, dass sie für Projektträger, Management, Investoren und Kunden jederzeit strukturiert, vollständig und nachvollziehbar sind. Zusätzlich scoutest du passende Förderprogramme und unterstützt bei neuen Anträgen. Du hilfst direkt bei der operativen Entwicklung eines schnell skalierenden Start-Ups. 

Deine Aufgaben 

🧾 Fördermittel & Projektorganisation  

• Fördermittel-Operations end-to-end: Du hältst Laufzeiten, Meilensteine, Abrufe und förderfähige Kosten im Griff, pflegst Projektplan & Status-Tracking und bereitest Abrufe, Belegstruktur sowie Zwischenberichte/Verwendungsnachweise auditfest vor (inkl. konsistenter Team-Inputs). 
• Förderstrategie & neue Anträge: Passende Programme identifizieren und bewerten (inkl. Kombinierbarkeit/Beihilfe), Anträge systematisch vorbereiten - Checklisten, Zeitpläne, Budgetlogik und klare Narrative. 

💶 Finance & Billing 

• Finance Core & Close: Du baust unsere Monatsabschluss-Vorbereitung mit auf (Belege/Struktur, BWA/DATEV-Auswertungen) und bekommst dadurch einen echten End-to-End-Einblick, wie Finance in einem Scale-up funktioniert. 
• Planning & Commercial Execution: Du arbeitest an Plan-GuV & Cashflow/Businessplan mit und unterstützt im Tagesgeschäft die Rechnungsprozesse 

📈 Reporting, Updates & Präsentationen 

• Investor- & Management-Reporting: Du bereitest Monats-/Quartals-Updates vor (KPIs, Runway/Burn, Budget vs. Ist, Highlights/Risiken), prüfst Zahlen auf Konsistenz und hältst KPI-Übersichten sowie Dashboards/Sheets aktuell
• Customer Updates & Storytelling mit Zahlen: Du übersetzt KPIs in verständliche Kunden-Updates/ Quarterly Business Reviews, Charts/Tabellen und professioneller Folienstruktur; außerdem pflegst und verbesserst du unsere Standard-Decks & Templates (Investor/Customer/Businessplan). 

Das bringst du mit 

Must-haves: 

• Studium in Steuern/BWL/WI/VWL/ o. ä. und Lust auf operatives Arbeiten 
• Strukturierte Arbeitsweise: Ordnung, Vollständigkeit und Fristen sind für dich Standard. Man kann sich zu 100 % auf dich verlassen 
• Excel/Google Sheets sicher: Beleglisten, Budgetübersichten, Abweichungen und saubere Datenhygiene
• Kommunikationsstark & verbindlich: du koordinierst Zuarbeiten freundlich, klar und mit sauberem Follow-up
• Sicheres Zahlenverständnis: schnelle Auffassungsgabe, hohe Genauigkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Daten 
• Gute PowerPoint/Google Slides-Skills: klare Struktur, saubere Charts und professionelle Folien 
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift (Englisch als Plus) 

Nice-to-haves: 

• Grundverständnis Kostenrechnung / Kostenbasis-Projekte
• Erfahrung mit Notion/Asana/Jira, einfacher Gantt-/Timeline-Pflege 
• Erste Berührung mit DATEV/BWA, Buchhaltung, SaaS-KPIs, Reporting oder BI-Tools 
• Erste Erfahrung im Aufbau von Business- und Finanzplänen

Was wir dir bieten 

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung 
• Echte Verantwortung ab Tag 1, du baust mit, statt zuzuschauen 
• Direkt am Puls: Du arbeitest in den Themen, die gerade zählen und bekommst mit, wie wir Dinge bauen, testen und iterieren. 
• Steile Lernkurve, wer hier ein halbes Jahr arbeitet, nimmt mehr mit als aus zwei Jahren Konzernpraktikum 
• Flexible Arbeitszeiten
• Studium-friendly: Klausurenphase = Fokuszeit. Wir machen den Arbeitsumfang flexibel mit. 
• Perspektive auf Übernahme und wachsende Verantwortung 
• Ownership für Verbesserungen: Wenn du ein besseres Tool, einen besseren Prozess oder eine clevere Idee siehst, setzen wir das gemeinsam um 
• Eigener Arbeitsplatz + Top-Snack-Bar: Mehr als Obstkorb - ESN, More Nutrition und viele weitere Snacks/Getränke.