Rechtlicher Leitfaden
Werkstudent einstellen: Regeln und Abgaben
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Sie dürfen jede an einer Hochschule ordentlich immatrikulierte Person als Werkstudent beschäftigen, solange das Studium die Hauptsache bleibt. Während der Vorlesungszeit gilt die Grenze von 20 Wochenstunden. Wird sie eingehalten, zahlen Sie nur den Rentenversicherungsanteil von 9,3 Prozent, nicht aber Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
Wer als Werkstudent beschäftigt werden darf
- Ordentliche Immatrikulation an einer Hochschule oder Fachhochschule. Gasthörer, Teilnehmer an Vorbereitungskursen und Doktoranden ohne Immatrikulation fallen heraus.
- Das Studium bleibt die Hauptbeschäftigung. Das ist der eigentliche Maßstab, die 20-Stunden-Grenze ist nur seine praktische Ausprägung.
- Keine Beschäftigung im dualen Studium im engeren Sinne, dort gelten eigene Regeln.
- Kein Urlaubssemester und kein abgeschlossenes Studium. Mit der Exmatrikulation endet das Privileg sofort, auch mitten im Monat.
- Ab dem 25. Fachsemester oder nach Überschreiten der Regelstudienzeit prüfen die Krankenkassen genauer, ob das Studium tatsächlich noch im Vordergrund steht.
Das Alter spielt keine Rolle
Für das Werkstudentenprivileg gibt es keine Altersgrenze. Die Altersgrenze von 25 Jahren betrifft die beitragsfreie Familienversicherung der Studierenden, also deren eigene Krankenversicherung, nicht Ihre Beitragspflicht als Arbeitgeber.
Die 20-Stunden-Regel und ihre Ausnahmen
In der Vorlesungszeit darf ein Werkstudent höchstens 20 Stunden pro Woche arbeiten, und zwar über alle Arbeitgeber zusammengerechnet. Fragen Sie deshalb im Einstellungsgespräch nach weiteren Beschäftigungen. Die Grenze ist keine Verhandlungssache: Wird sie regelmäßig überschritten, entfällt das Privileg und es fallen die vollen Sozialversicherungsbeiträge an, rückwirkend ab dem Zeitpunkt der Überschreitung.
| Situation | Zulässige Arbeitszeit | Privileg bleibt |
|---|---|---|
| Vorlesungszeit, regulär | Bis 20 Stunden pro Woche | Ja |
| Vorlesungszeit, überwiegend abends, nachts oder am Wochenende | Auch mehr als 20 Stunden | Ja, solange das Studium die Hauptsache bleibt |
| Vorlesungsfreie Zeit | Bis Vollzeit, ohne Stundengrenze | Ja |
| Mehr als 26 Wochen über 20 Stunden in 12 Monaten | Nicht mehr als Werkstudent möglich | Nein, volle Beitragspflicht |
| Vorlesungszeit, dauerhaft über 20 Stunden tagsüber | Nicht zulässig | Nein, volle Beitragspflicht |
Stand 2026. Die 26-Wochen-Regel entspricht 182 Kalendertagen innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten.
Praktisch heißt das: Eine Werkstudentenstelle mit 20 Wochenstunden während des Semesters und Vollzeit in den Semesterferien ist unproblematisch. Eine Stelle, die dauerhaft 30 Stunden tagsüber umfasst, ist keine Werkstudentenstelle, sondern eine Teilzeitstelle mit voller Beitragspflicht, unabhängig davon, was im Vertrag steht.
Welche Abgaben anfallen
Die Befreiung ergibt sich aus § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie aus § 27 Abs. 4 SGB III für die Arbeitslosenversicherung. Die Rentenversicherungspflicht bleibt in jedem Fall bestehen.
| Beitrag | Arbeitgeberanteil | Arbeitnehmeranteil |
|---|---|---|
| Rentenversicherung | 9,3 % | 9,3 % |
| Krankenversicherung | entfällt | entfällt |
| Pflegeversicherung | entfällt | entfällt |
| Arbeitslosenversicherung | entfällt | entfällt |
| Umlage U1 und U2, Insolvenzgeldumlage | rund 1,5 % | entfällt |
| Unfallversicherung | vollständig Arbeitgeber | entfällt |
Die Umlagesätze richten sich nach Krankenkasse und Betriebsgröße. Stand 2026.
Lohnsteuer wird wie bei jeder anderen Beschäftigung nach den ELStAM-Merkmalen einbehalten. Bei Steuerklasse I bleibt der Werkstudent bis zum Grundfreibetrag von 12.348 Euro im Jahr steuerfrei, das entspricht rund 1.029 Euro im Monat. Darüber einbehaltene Lohnsteuer holt sich der Werkstudent in der Regel über die Steuererklärung zurück, was Sie als Arbeitgeber nicht betrifft, aber im Gespräch häufig gefragt wird.
Bis 603 Euro greift stattdessen der Minijob
Liegt das monatliche Entgelt unter der Geringfügigkeitsgrenze von 603 Euro, ist die Beschäftigung ein Minijob mit Pauschalabgaben von rund 30 Prozent für den Arbeitgeber. Bei 13,90 Euro Mindestlohn ist diese Grenze nach etwa 43 Stunden im Monat erreicht.
Was in den Arbeitsvertrag gehört
- Bezeichnung als Werkstudententätigkeit mit Verweis auf die bestehende Immatrikulation.
- Wöchentliche Arbeitszeit von höchstens 20 Stunden während der Vorlesungszeit, ausdrücklich formuliert.
- Regelung für die vorlesungsfreie Zeit, mit der eine Aufstockung ohne Vertragsänderung möglich ist.
- Pflicht der beschäftigten Person, Exmatrikulation, Urlaubssemester, Studienabschluss und weitere Beschäftigungen unverzüglich mitzuteilen.
- Vorlage der Immatrikulationsbescheinigung zu jedem Semesterbeginn.
- Stundenlohn, mindestens der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro.
- Urlaubsanspruch. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind es 20 Tage im Jahr, bei weniger Arbeitstagen anteilig.
- Befristung, sofern gewünscht. Der Studienabschluss allein ist kein zulässiger Befristungsgrund, wohl aber eine Sachgrundbefristung oder eine kalendermäßige Befristung nach TzBfG.
Wann das Privileg entfällt
Die Prüfung erfolgt durch die Krankenkasse als Einzugsstelle, spätestens bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung alle vier Jahre. Stellt sich heraus, dass das Privileg zu Unrecht angewendet wurde, schuldet der Arbeitgeber die vollen Beiträge rückwirkend, und zwar den Arbeitgeber- und in der Regel auch den Arbeitnehmeranteil, weil dieser nur für die letzten drei Monate vom Lohn nachverrechnet werden darf.
- Exmatrikulation oder Studienabschluss, ab dem Tag danach.
- Urlaubssemester, sofern nicht ausnahmsweise weiter studiert wird.
- Dauerhafte Überschreitung der 20 Stunden in der Vorlesungszeit.
- Mehr als 26 Wochen mit über 20 Wochenstunden innerhalb von zwölf Monaten.
- Fehlende Immatrikulationsbescheinigung in der Personalakte, weil dann der Nachweis fehlt.
- Beschäftigung im Rahmen eines berufsbegleitenden oder dualen Studiums, das eigenen Regeln folgt.
Der günstigste Schutz ist eine Frist im Kalender
Legen Sie für jeden Werkstudenten zwei wiederkehrende Termine an: Anfang April und Anfang Oktober für die neue Immatrikulationsbescheinigung. Die meisten Nachforderungen entstehen nicht durch Absicht, sondern weil niemand bemerkt hat, dass jemand längst fertig studiert hat.
Internationale Studierende
Studierende aus EU- und EWR-Staaten sowie der Schweiz haben freien Arbeitsmarktzugang und unterliegen denselben Regeln wie deutsche Studierende. Studierende aus Drittstaaten dürfen nach § 16b Aufenthaltsgesetz 140 volle oder 280 halbe Arbeitstage pro Kalenderjahr arbeiten. Eine Werkstudentenstelle mit 20 Wochenstunden liegt innerhalb dieses Kontingents.
- Als Arbeitgeber benötigen Sie keine gesonderte Beschäftigungserlaubnis. Lassen Sie sich den Aufenthaltstitel zeigen und dokumentieren Sie die Nebenbestimmungen.
- Die 140-Tage-Grenze gilt zusätzlich zur 20-Stunden-Regel und unabhängig davon. Beide Grenzen müssen gleichzeitig eingehalten werden.
- Tage eines Pflichtpraktikums zählen nicht auf das Kontingent.
- Ein halber Arbeitstag umfasst bis zu vier Stunden. Zwei Halbtage verbrauchen einen vollen Tag des Kontingents.
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